info@piunoff.eu
  • Русский

Что такое ERP система и зачем она нужна

Термин

ERP – Это информационная система (софт), которая позволяет хранить большинство важных и жизненно необходимых для работы компании данных

Разбираем из чего состоит ERP

1. Ядро. Программная среда, в которой будет производиться работа, для которой можно писать какие-то надстройки и компоненты.

2. Базовый функционал. Перечень справочников и функций, без которых не может работать ни одна компания. Это справочник пользователей с правами доступа, справочник клиентов, справочник товаров/услуг и т.д. Этот функционал встроен в платформу, в отличие от модулей он не может отключаться.

3.Модули. Компоненты, которые подключаются к платформе по мере необходимости. Все они работают с единой базой данных и по мере необходимости применяют базовый функционал. Модули работают независимо друг от друга, их можно подключать когда необходимо и без проблем отключать, если они не нужны. Такая модульная структура – важная отличительная черта ERP-систем.

Например, можно включить один из важнейших модулей — CRM-модуль, но отказаться от модуля управления персоналом и подключить управление проектами. По мере роста и развития компании любой из модулей без особых сложностей подключается/отключается, настраивается и софтинка продолжает свою работу уже с новым функционалом.

Где и когда применяется ERP?

Внедрение какой либо ERP позволяет получить определенные преимущества и особенности. О том, кому и зачем необходимо внедрение ERP, давайте разберемся подробнее.

Единая база данных: Оперативность управления информацией, контроль, отчётность.

Для наглядности давайте представим компанию до и после внедрения ERP.

Допустим, компания имеет собственное производство и скорее всего, учет на производстве ведется в MS Excel, либо в специализированной программе. Складской учет произведённой продукции работает в своей учетной системе, а бухгалтерия – в бухгалтерском софте. Обмен данными от подразделения к подразделению будет производится путём обмена флэшками, в виде бумажных документов или вообще в устной форме, после чего вручную вносится в свою локальную систему учёта.

Такой метод работы очень сильно зависит от человеческого фактора и в итоге, обмен информацией происходит с задержками. Нередки ошибки, а какие-то данные могут вообще не поступить в систему по причине личных ошибок. Всё это приводит к сбоям в работе компании, необходимости в постоянной сверки информации и т.д. Более того, каждая ошибка и последующее её исправление может привести компанию к серьёзным убыткам. Например, ошибка в размерах при передаче информации из конструкторского отдела на производство может окончиться весьма печально, так как произведут не то, что было заказано и спроектировано изначально.

В результате таких ошибок возникают простои, списания неправильно произведённой продукции или избыток товаров на складе. В конечном итоге мы имеем срыв сроков по договору и куча ещё всяких там проблем.

Внедрив ERP систему в компании создается единая база данных, в которую стекается вся необходимая информация, используемая отделами и подразделениями. В данном случае вероятность ошибок снижается, ибо информация заносится в программу один раз. Все отделы и подразделения считывают введённую информацию в необходимом для работы формате и на понятном языке.

Скорость передачи данных в единой базе данных становится мгновенной. Сразу после внесения информации в базу (заказ, перемещение) его видят в другом отделе компании или даже у поставщика. Информация об оплате заказа появляется сразу после того, как бухгалтерия получила сведения из банка. Снижается число ошибок, связанных с человеческим фактором, а появившиеся устраняются намного быстрее и с наименьшими последствиями.

А потому ERP система необходима малым и средним компаниям, для которых скорость и точность передачи данных между подразделениями является критическим фактором и где ошибки дорого стоят.

Гибкость в работе компании с учетом изменений на рынке

Если компания нацелена на максимальное соответствие постоянно меняющемуся рынку и потребностям своих клиентов, то просто необходимо оперативно обмениваться данными между отделами и оперативно принимать управленческие решения.
Безусловно, что компания из пяти человек в случае поступления нестандартных и нетипичных заказов , может обойтись без ERP-системы. Когда все сотрудники работают под одной крышей, всегда можно скоординировать действия, а заказы сформировать на основе данных из прошлых заказов в Excel.

Однако в условиях более крупного бизнеса, где имеются несколько отделов, филиалы, а где то в Китае производство, единая база данных и оперативный обмен данными в условиях меняющихся потребностей клиентов становятся фатальны. Важна оперативность сбора информации в кротчайшие сроки, необходимость своевременных закупок, а также внесение оперативных изменений в план производства продукции и её поставок. Здесь без единой системы с общей базой данных не обойтись.

Основные выгоды от использования ERP

ERP — прежде всего, возможность интегрировать все бизнес-процессы в единую и удобную для использования систему (софтину), а потому преимущества данного подхода к ведению дел можно перечислять долго. Ниже описаны лишь основные, которые я считаю наиболее значимыми:

Доступность информации. Единожды внесенные данные доступны в рамках всей организации и уровнях доступа, при этом не требуются сверки, дополнительные согласования и проверки. (Очевидная экономия ресурсов)

Согласованность информации. Общая база данных позволяет избегать этапы сверки и согласования. Например, если конструкторский отдел внес и утвердил какой-то проект, отдел снабжения может использовать данные в своей работе сразу, без дополнительного этапа подтверждения.

Контроль выполнения поставленных задач. Допустим: один из отделов вносит данные о перемещении товара, то другой отдел сразу же получает об этом сведения, и после реального получения перечисленных позиций приходует его. Расхождение в цифрах в этом случае невозможно, общая база данных исключает вероятность злоупотреблений, в свою очередь ответственный руководитель может выявить расхождения и их причину.

Снижение кол-ва ошибок, связанных с человеческим фактором. ERP не позволит списать товар не с того склада, так как общая база данных укажет, что товара там нет. Информация об оплате напрямую передаётся в указанные отделы (бухгалтерию, отдел продаж, ответственному лицу) автоматически на основе данных из банка. Технические параметры и данные сделок также будут переданы автоматически, без искажений.

Набор связанных между собой управленческих и других инструментов. (Рассылки, корреспонденция, E-mail, телефония, бухгалтерские документы, делопроизводство и др.)
Представим что отдел продаж создает счет-фактуру, то она является основанием для автоматического создания бухгалтерских документов, а после оплаты – расходных документов со склада (Накладная, путевой лист и др.)

Значительное количество инструментов, которые могут понадобиться в будущем. Практически все ERP достаточно мощные и универсальные. Используя ERP у Вас появляются возможности для реализации огромного количества бизнес-процессов. При внедрении в большинстве случаев используются только некоторые из множества этих возможностей. В дальнейшем, по мере роста и развития подключаются или докупаются необходимые в работе модули. И все эти блага возможны – с минимальными затратами финансов и времени.

Чем руководствоваться при выборе ERP софта

Первое и пожалуй одно из самых главных аспектов с которым нужно определиться — это выбрать между Облаком и коробкой т.е. оплачивать доступ к готовой системе аля Bitrix24, расположенной в «облаках» или купить «коробочное решение» и самостоятельно устанавливать, настраивать и тд и тп..

В случае с ERP дело обстоит так же, как и при внедрении CRM-системы. Вы можете работать в облаке или купить и внедрить “коробку” на своём сервере. Есть лишь одно кардинальное отличие которое важно учесть. Дело в том, что ERP — система сама по себе крупная, включающая огромный функционал. Фактически, в ней находятся все данные о работе компании и в случае применения “облака” могут возникнуть сложности при переходе на другой сервис, если в этом возникнет необходимость.

В отличие от CRM-систем, которые очень популярны как раз в облачном варианте, объём данных в ERP огромен и в случае перехода с одного продукта (облачного сервиса) на другой может возникнуть много вопросов что и как делать. Исходя из выше написанного имеет смысл покупки так называемого программного продукта «в коробке» и последующей его установки на собственных или арендованных серверах.

Выбор специалиста (ов) по внедрению и обслуживанию

В отличии от внедрения таких программных продуктов как например CRM — системы для небольшой компании из пяти человек, когда можно обойтись без специалиста, ERP — система без участия опытного спеца может остаться невостребованной и не понятной ерундой. ERP система является огромным бухгалтерским комплексом в который входят все остальные подсистемы (CRM, HRM, PM) и тут уже необходимы глубокие познания в каждом из аспектов конкретного бизнеса и его процессов.

Отраслевая принадлежность

ERP — имеют специфику, и отраслевую принадлежность. То есть если у вы занимаетесь торговлей, а не производством, то и ERP вам следует выбирать под продажи, а не производство.

Знание и понимание бизнес-процессов компании

Очень важно, чтобы человек, который принимает решение по внедрению ERP в компании понимал не только сам программный продукта, но также обладал достаточным перечнем знаний в сфере бизнес-процессов, так как для настройки работы бухгалтерии необходимо понимание того, как и с чем работает бухгалтер.

К примеру для внедрения ERP на складе нужны знания принципов и конкретных методов складского учета. Поэтому особенно важен уровень знаний и понимание бизнес-процессов конкретной компании человеком, который будет ставить перед специалистом задачи и контролировать их исполнение.

Стоимость внедрения ERP

Для успешного внедрения потребуется сотрудничество с опытными и компетентными специалистами. Если бюджета хватает только на оплату софта, то скорее всего «коробулька» останется невостребованной, т.е. Вы впустую потратите значительную сумму. Перед внедрением стоит как следует прикинуть финансовые возможности на временной шкале.

Минусы ERP систем

Единая база данных создаёт огромное количество связей между процессами, высокую сложность самой системы и в следствии чего высокие требования к аппаратной части. Для стабильной работы ERP необходимо мощное оборудование, что влияет на затраты.

Следующий минус ERP- это обеспечение безопасности данных. Так как в системе задействованы все отделы и сотрудники компании, то и права доступа необходимо настроить для каждого свои. Если в случае использовании отдельных программ обычно требуется создать несколько уровней доступа (рядовой, начальник отдела, ВРФ), то система прав доступа в ERP настраивается не один час. Обычно нужно настроить доступ к модулям для разных отделов, затем внутри каждого отдела настроить иерархию прав. Не редко наладка приводит к ошибкам и требует дополнительного времени на тестирование и борьбу с ошибками.
Помимо этого, применение системы с единой базой данных при всех своих преимуществах также содержит в себе определенную проблему. Если по какой то независящей от Вас причине перестает работать ERP (отключение электричества, проблемы с сервером), прекращается работа всей компании. Поэтому необходимо особо внимательно отнестись к обеспечению надежности работы серверной части и своевременному техническому обслуживанию системы.

ERP присущи недостатки, которые характерны для всех сложных систем, а именно — высокая стоимость приобретения самого софта и, соответственно, высокий уровень затрат на внедрение и поддержания работоспособности системы.

Итого:

В этой статье я постарался простым языком и без лишней технической воды изложить, что такое ERP и какую такую пользу она может принести Вашей компании. Я надеюсь, что сумел передать основу о том, зачем нужна ERP, в каких случаях нужна ERP, а где затраты на ее внедрение превратятся в постоянные расходы. Лично мне и нашей небольшой компании, которая не имеет огромного офиса, вполне хватает CRM. =)

Если у Вас появились какие либо вопросы относительно ERP и аналогичных систем, подписывайтесь на блог или пишите письма через форму обратной связи.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *